Mephana

Menu

DIENSTEN

Praktische hulp bij automatisering

Krijg advies en praktische hulp bij e-mails, documenten en terugkerende administratie. Gebruik de software die je al hebt, met AI waar dat helpt, en begin met een verbetering die je kunt testen.

Neem contact op

Zo begin je

Kies de hulp die je nodig hebt

Van een eerste analyse tot doorlopende ondersteuning: we spreken af wat er gebeurt en wat je ontvangt. Bekijk deze praktische voorbeelden ter inspiratie.

Analyse en advies

Bekijk een terugkerende taak en vergelijk manieren om die te verbeteren. Je krijgt een helder advies, ook als er geen verandering nodig is.

Bekijk één taak samen met degene die ervoor verantwoordelijk is. Onderzoek hoe vaak die voorkomt, hoeveel tijd die kost en welke problemen zich voordoen. Vergelijk je huidige software, eenvoudige automatisering en AI voordat je een volgende stap kiest.

Wat je ontvangt

  • Een overzicht van de stappen en de tijd die ze nu kosten.
  • Mogelijkheden, benodigde toegang en een inschatting van de gebruikskosten.
  • Een advies en, als dat zinvol is, een plan voor een proef.

Kleinschalige proef

Test één verbetering voordat je verder investeert. Ontdek of die helpt, hoeveel controle nodig is en wat het gebruik kost.

Spreek af welke tools en gebruikers meedoen en wat de proef mag doen. Test met goedgekeurde voorbeelden, bepaal welke resultaten iemand moet controleren en wat er gebeurt als iets misgaat. Daarna kies je voor aanpassen, stoppen of voorbereiden op breder gebruik.

Wat je ontvangt

  • Een werkende proef voor één afgesproken taak.
  • Controles op bruikbare resultaten, fouten en storingen.
  • Een vergelijking met de huidige werkwijze, inclusief tijd en kosten.

Inrichting en overdracht

Maak een geteste verbetering klaar voor dagelijks gebruik. Verbind de tools, train de mensen die ermee werken en zorg voor praktische instructies.

Controleer de toegang en de resultaten, en spreek meldingen en een alternatieve werkwijze af. Train de betrokken mensen, draag accounts en instructies over en leg de verantwoordelijkheden vast voordat je toestemming geeft om te starten.

Wat je ontvangt

  • Een geteste inrichting, met controles en stappen om problemen op te lossen.
  • Accounts, instellingen, instructies en training.
  • Duidelijke verantwoordelijkheden en een manier om terug te vallen op handmatig werk.

Ondersteuning en verbeteringen

Spreek controles, oplossingen en verbeteringen af voor een bestaande inrichting, met vooraf duidelijke afspraken over het werk, de bereikbaarheid en de beschikbare tijd.

Bekijk de afgesproken inrichting opnieuw als software of behoeften veranderen. Controleer problemen, steekproeven van resultaten en kosten, en spreek verbeteringen af. Leg vast hoeveel tijd beschikbaar is, wanneer ondersteuning mogelijk is en wie openstaande problemen oppakt.

Wat je ontvangt

  • Een beoordeling van resultaten, problemen en gebruikskosten.
  • Een overzicht van oplossingen en afgesproken vervolgstappen.
  • Een afgesproken ondersteuningsplan met uren en verantwoordelijkheden.

Heldere keuzes, praktische hulp

Blijf de mensen betrekken die het werk doen en zorg dat het resultaat eenvoudig te gebruiken en te onderhouden is.

Begin met één taak

Kies een terugkerende taak met genoeg voorbeelden om een verbetering te testen. Spreek af wie verantwoordelijk is en wat binnen de opdracht valt.

Mensen houden de regie

Spreek af wie de resultaten controleert en problemen oplost. Betrek de mensen die het werk doen en geef hun duidelijke instructies.

Bestaande tools eerst

Gebruik waar mogelijk de software die je al hebt. Voeg pas een nieuwe tool of maatwerkcode toe als de bestaande tools niet voldoen.

De aanpak

Zo verloopt het werk

Gebruik de resultaten van elke stap om te bepalen wat daarna nodig is. Doorlopende ondersteuning spreken we apart af.

Begrijpen

Ontdek hoe de taak wordt uitgevoerd

Breng de huidige stappen en de benodigde tijd in kaart. Spreek af wat beter moet en welke grenzen er zijn aan tijd, budget of toegang.

Inrichten en verbinden

Laat de tools samenwerken

Verbind bestaande tools en gebruik duidelijke regels voor terugkerende beslissingen. Voeg AI toe voor lezen of het opstellen van teksten waar dat helpt, of maatwerkcode voor ontbrekende functies.

Testen

Controleer resultaten en problemen

Controleer de resultaten, de benodigde controletijd en problemen zoals ontbrekende informatie of dubbel uitgevoerde acties. Vergelijk dit met de huidige werkwijze voordat je het gebruik uitbreidt.

Invoeren en overdragen

Help mensen om er met vertrouwen mee te werken

Laat zien hoe de inrichting werkt en draag instructies over. Leg vast wie voor het beheer zorgt en hoe het werk doorgaat als er iets uitvalt.

Evalueren

Bekijk de voortgang en spreek ondersteuning af

Controleer resultaten en kosten op afgesproken momenten. Maak aparte afspraken over ondersteuning, met duidelijke uren, verantwoordelijkheden en tijd voor verbeteringen.

Laten we kennismaken

Welke taak wil je eenvoudiger maken?

Vertel welke taak het is, welke tools je gebruikt en waar het werk vertraagt.

Neem contact op